2015-11-13

MOPCON 2015 - 議程與伍長

從 2012 年開始,凍仁每年除了 COSCUP 外還會參加 MOPCON。從借用友人的名義、文字記錄、場控兼機動到組長,這一路上要感謝的人太多太多了!有默默支持的家人、願意給我自我成長的長輩,賞臉前來的講者、超配合的組員及各個社群的伙伴 …。

去年,因一些突發狀況差點當不成工作人員,打亂了大會的步調,從主持人變成了議程組的後備人員 (簡而言之就是一人要支援三軌議程、workshop 再兼一下場控),還要處理其它大大小小的事。

▲ 議程組小合照。(圖片來源:MOPCON 2015 - Kang-Min Wang | Flickr)

今年則接下議程組伍長一職。從無從下手、招幕組員、邀請講者、議程規劃匯整、活動中的場控到會後的收尾。短短的 9 個月裡讓凍仁從組長 (或主管) 的角度看到了另一個世界,理解了些過去主管提點的名言,也找回了些自我 (高中時期的凍仁可是超熱愛社團營隊生活的呢)。

這邊記錄一下今年嘗試的新東西,大多是為了更順利的進行協同作業 (co-work) 和降低溝通成本而導入的:
  1. 沿用 Google sheets 匯整所有議程相關資料,大到議題簡介、聯繫狀況,小到講者 T-shirt 尺寸、便當葷素等。
  2. 於 Google sheets 裡使用編號和 lookup() 來增設「給行政組」、「給公關組」等 sheets 讓各組能快速取得所需資訊。
  3. 導入 Git 進行講者和議程等資料的版本控管並取名為 adeliae。使用 Bitbucket 代管 repository 並整合至 Slack
  4. 導入 GitBook 撰寫內部議程手冊 (感謝 CQD 整合 webhook)。

    在 Mobile 的 conference 使用電子手冊也是很合理的。

    1. 活動前可與講者再次確認簡介。
    2. 活動中成了電子版的議程手冊,可快速一覽整體議程外,還可做為主持人的隨身小抄。
    3. Jacky 還用 Node.JS 寫爬蟲來比對並同步 GitBook, Google Sheets 還有官網議程資料,真的是幫了超大的忙啊。
  5. 使用 Trello 記錄各個待辦事項,降低漏球率並整合至 Slack。
  6. 對外使用 @mopcon.org 的信箱聯繫 (大推 ThunderbirdEdit As New Message)。
  7. 落實議程相關信件需 CC 一份至議程組的 mail list。
  8. 養成在寄信前先寄給自己檢視 (review) 的習慣。
  9. 養成寄信時會在標題 (subject) 裡加上 #[speak_name] 的習慣,這將有利後續追蹤信件。例如 Gmail 在標題相同時會自動歸類成同一則會話,這在多人同時回信時可是很難追蹤的。
  10. 使用 IFTTT 整合 Gmail 和 Slack,讓組員都能收到所有議程相關資訊。
  11. 事先請組員建立好各議程的 hackpad 並整合至 hackfoldr 和官網議程表。
  12. 使用 Doodle 喬 schedule 揪團吃美食兼找組員開會。
  13. 安插 Sponsor Talk 活動,讓贊助商在有限的時間裡進行宣傳,或談談參與此次活動目的等。

給自己也是給下屆組長的話:
  1. 社群活動其實就如同《教堂與市集 (The Cathedral and the Bazaar)》一書裡的「市集模式」,您不能硬性規定大家遵守遊戲規則,需保留彈性。
  2. 大家都有自己的生活、自己的工作和自己的想法,先從 MVP 下手並善用有效資源,不要累死自己與組員。
  3. 把組員當成自己的分身,幫自己學習新東西,幫自己處理一個人處理不來的事,並了解各組員想從這裡得到什麼?適當的分配工作事項。有人處理不來?有急件?組長應自行處理並與下屬交接。

今年議程組除了凍仁以外 9 位都是新人,感謝大家的信任和配合,讓凍仁能順利的渡過這次的難關。這一路上凍仁學到了很多很多,希望大家也能得到自己所想要的。

▲ 附上 MOPCON 2015 的工作人員大合照。

MOPCON 2015 告個段落了,凍仁也圓完當組長的夢哩!接下來得朝向下個年度目標邁進才行,MOPCON 我們明年見!

相關連結:
MOPCON 2015 | Mobile / Open / Platform Conference
議程手冊 | MOPCON 2015 - GitBook
MOPCON 攝影組 | Flickr
2015-10-31_11_01-MOPCON2015 Kang-Min Wang | Flickr
2015 - mopcon.hackpad.com
MOPCON 2015 組長訪問 @ COSCUP 2015 | Facebook
教堂與市集 (The Cathedral and the Bazaar) | CLDP

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謝謝您的寶貴意見,凍仁一定會盡快處理 ~^^